Tata Persuratan

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas limpahan rahmat, hidayah dan inayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang “TATA PERSURATAN” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi Bahasa Indonesia.

            Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Kami sadar, karya ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu kami kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Palembang,   Desember 2016

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang

Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan  baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima.

Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar.

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.

Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.

Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu diarsipkan dan mana yang tidak.

1.2 Rumusan Masalah

1.Bagaimana sistematika penulisan surat yang baik dan benar?

1.3 Tujuan

            1. Untuk mengetahui pembuatan atau penulisan surat yang baik dan benar

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah kertas yang bertuliskan untuk dikirimkan ke orang lain; berbagai-bagai tulisan di secarik kertas untuk suatu tujuan(keterangan, dsb). (Widodo, rachmat.2008:305). Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. (https://id.wikipedia.org/wiki/Surat. Diakses pada tanggal 8 November 2015). Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia.(http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/. Diakses pada tanggal 8 November 2015.)

2.2 Fungsi surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Sebagai alat komunikasi

b.      Sebagai wakil atau duta

c.        Sebagai bahan bukti

d.       Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut

e.       Sebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu

f.        Sebagai alat ingat (pengingat)

g.      Sebagai bukti sejarah dan kegiatan.

(http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/. Diakses pada tanggal 8 November 2015.)

2.3 Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

2.3.1 Bentuk lurus penuh (full block style)

Bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. Format surat:

......................................................................................... ..................................................................(1) .............................(2) ......................(3) ......................(4) ......................(5) .......................................................................................................(8a) ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................(8b) ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................(8c) ....................................................................................................... ....................................................................................................... ............................(9)   (10) ............................(11) ............................(12) ...........................(13) -/-                             (14)

 

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat                                        8b. Penjelasan isi surat
2. Tanggal dibuatnya surat                  9. Salam penutup
3. Nomor Surat                                   10. Nama jabatan
4. Lampiran                                         11. Tanda tangan
5.  Perihal                                            12. Nama penanda tangan
6. Alamat tujuan                                 13. Tembusan             
7. Salam pembuka                               14. Halaman lampiran/Inisial

2.3.2 Bentuk lurus (block style)

........................................................................................... ............................................................................(1)                                                                         .............................(2) .............................(3) .............................(4) .............................(5) ............................(6) ......................... ................... ....................................(7) ....................................................................................................(8a) .................................................................................................... .................................................................................................... ....................................................................................................(8b) .................................................................................................... ....................................................................................................(8c)                                                             ........................................(9)                                                                                                                                                                                                    (10)                                                            .......................................(11)                                                             .......................................(12) ............................(13) -/-                         (14)

 Pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat. Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat                                                    8b. Penjelasan isi surat

2. Tanggal dibuatnya surat                              8c. Penutup isi surat
3. Nomor surat                                                9. Salam penutup
4. Lampiran                                                     10.Nama jabatan
5. Perihal                                                         11. Tanda tangan
6. Alamat tujuan                                             12. Nama penanda tangan
7. Salam pembuka                                           13. Tembusan
8a. Pendahuluan isi surat                                14. Halaman lampiran surat/Inisial

  

2.3.3 Bentuk setengah lurus (semi block style)

........................................................................................................... ...........................................................................................(1)                                                                         ........................................(2) ...............................(3) ...............................(4) ...............................(5) ........................................(6) .................................... ............................ ........................................(7)             ..............................................................................................(8a) ..................................................................................................................... .....................................................................................................................             ..............................................................................................(8b) .....................................................................................................................             ..............................................................................................(8c)                                                                         ..................................(9)                                                                                                           (10)                                                                         ..................................(11)                                                                            ...............................(12) .............................(13) -/-                          (14)

Tata letak penulisannya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :

 

Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat                                                    8b. Penjelasan isi surat
2. Tanggal dibuatnya surat                              8c. Penutup isi surat
3. Nomor Surat                                               9. Salam penutup
4. Lampiran                                                     10. Nama jabatan
5. Perihal                                                         11. Tanda tangan
6. Alamat tujuan                                             12. Nama penanda tangan
7. Salam pembuka                                           13. Tembusan
8a. Pendahuluan isi surat                                14. Halaman lampiran surat/Inisial

2.3.4 Bentuk lekuk (indented style)

.................................................................................................... .......................................................................................(1) .............................(3)                                                    ..................................(2) .............................(4) .............................(5) .............................(6)      ............................                 ........................... .............................(7)                 ................................................................................................(8a) .........................................................................................................................................................................................................................................                 ................................................................................................(8b) ..........................................................................................................................................................................................................................................                 ................................................................................................(8c)                                                                                 .....................................(9)                                                                                                                              (10)                                                                                 .....................................(11)                                                                                 .....................................(12) .........................(13) -/-                           (14)

Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :

 

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat                                                    8b. Penjelasan isi surat
2. Tanggal dibuatnya surat                              8c. Penutup isi surat
3. Nomor Surat                                               9. Salam penutup
4. Lampiran                                                     10. Nama jabatan
5. Perihal                                                         11. Tanda tangan

6. Alamat yang dituju                                     12. Nama penanda tangan
7. Salam pembuka                                           13. Tembusan
8a. Pendahuluan isi surat                                14. Halaman lampiran surat/Inisial

  

2.3.5 Bentuk menggantung (hanging paragraph)

Sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam. Format surat:

 

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat                                                    8b. Penjelasan isi surat
2. Tanggal dibuatnya surat                              8c. Penutup isi surat
3. Nomor Surat                                               9. Salam penutup
4. Lampiran                                                     10. Nama jabatan
5. Perihal                                                         11. Tanda tangan
6. Alamat tujuan                                             12. Nama penanda tangan
7. Salam Pembuka                                           13. Tembusan
8a. Pendahuluan isi surat                                14. Halaman  lampiran/Inisial

(http://bahyudinnor17.blogspot.co.id/2012/11/bentuk-bentuk-surat-style.html. Diakses pada tanggal 24 desember 2015)

2.4 Jenis – Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

2.4.1 Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Adapun bagian dari surat pribadi adalah sebagai berikut:

1. Tempat, tanggal, bulan, tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Kalimat pembuka
4. Isi surat
5. Kalimat penutup
6. Salam penutup
7. Tanda tangan dan nama pengirim

Contoh surat pribadi:

                                                                                                               Ttd Sahabatku Dina                                                                                     

 Jakarta, 4 Agustus 2008

Jalan Merpati 3

Bandung

Assalamualaikum Wr.Wb.

Halo, apa kabar baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat. Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.

Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan lo.

Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke

rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu 

                                                                                                     Wassalamualaikum Wr.Wb.

                                                                                                            Sahabatmu,

                                                                                                         Melati Wijayanti

(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat. Diakses pada tanggal 8 November 2015).

2.4.2 Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

1.Kepala/kop surat

 - Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

 - Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

 - Logo instansi/lembaga

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

4. Perihal, berupa garis besar isi surat

5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

8. Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

9. Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

Contoh surat resmi:

                                           SMAN 8 Bandung

                                  Jalan Solontongan No.3 Bandung

                               Telp. 022-7304542 - Fax. 022-7304542
 

Nomor    : 04/SMAN8/10/2011                                      Bandung, 22 Oktober 2011

Lampiran: 1 (satu)

Perihal    : Undangan

Yth. Orang tua siswa-siswi kelas XII
di tempat

Dengan hormat,

               Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksudmengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan kunjungan ke laboratorium UPI.

               Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Tanggal         : Sabtu, 5 November 2011

Pukul             : 08.00 s.d. 16.30

Tempat          : Laboratorium UPI

               Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                                        Hormat saya,

                                                                       Kepala Sekolah

                                                                             Ttd.

                                                                    Dra. Hj. Erna Ratnasih

(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat. Diakses pada tanggal 8 November 2015).

2.4.3 Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan. Adapun jenis – jenis dari surat niaga adalah sebagai berikut : surat perkenalan barang, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan pengiriman barang, dan surat pengaduan atas barang yang diterima. (http://www.teoripendidikan.com/2015/06/contoh-surat-niaga-yang-baik-dan-benar.html. Diakses pada tanggal 8 November 2015).

Adapun bagian- bagian dari surat niaga adalah sebagai berikut:

1.      Kepala surat atau kop surat

2.      Tanggal pembuatan surat

3.      Lampiran

4.      Perihal

5.      Alamat tujuan

6.      Salam pembuka

7.      Isi surat

8.      Penutup

9.      Salam peutup

10.  Tanda tangan dan nama pengirim surat

Contoh surat niaga :

2.4.3.1 Surat niaga untuk penawaran

PT. SALVAGIA

JL.Goalpara No.9 Sukabumi, Jawa Barat 43192. Tlp. (0266)235089

Nomor surat : 085/IX/09                                      Sukabumi, 05 September 2009

Lampiran     : 1 (satu) berkas

Perihal         : Penawaran barang

Yth. Pimpinan CV.Kurnia Alam
Jalan Gampang Ingat No.29
Bandung, Jawa Barat

Dengan Hormat,

Kami PT.Salvagia merupakan perusahaan penghasil produk daur ulang cukup ternama. Kepuasan konsumen dan kesuksesan kerjasama selalu menjadi prioritas utama kami. Karena itulah kami hanya menjual produk – produk berkualitas tinggi dan ramah lingkungan. Melalui surat ini, kami menawarkan produk daur ulang berupa alat industri ramah ligkungan dan berkualitas internasional (spesifikasi beberapa produk terlampir).

Selama 16 tahun Perusahaan berdiri, kami telah melakukan kerjasama dengan berbagai pihak diberbagai bidang. Kerjasama yang terjalin selalu menguntungkan keduabelah pihak.

Demikian penawaran ini, semoga kerjasama yang baik dapat terjalin. Atas perhatian, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Dirut PT. Salvagia

Mohamad Teguh Gumelar

2.4.3.2 Surat niaga pengaduan

TOKO ILHAM JAYA

Jalan Wijaya Kusuma No. 90 Bandung

Nomor      :230/IJ/I/2002                                                              3 Januari 2002

Perihal      : Pengiriman TV merk Baron

Yth. Manajer PT FADILA

Jalan Anggrek No.123, Batam

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa TV Baron yang dibungkus dengan karton (dus) sebanyak 20 unit telah kami terima. Setelah kami mengadakan pemeriksaan ternyata dua unit TV Uk.21” type Bo 2 terdapat kerusakan, yakni pecahnya tombol volume dan patahnya tiang antene bagian dalam.

Kerusakan tersebut disebabkan kelalaian bagian pengepakan perusahaan Saudara. Pembungkusannya tidak menggunakan gabus pengaman. Penyusunan letak assesorisnya pun tidak beraturan. Akibatnya   bila terjadi guncangan, bagian-bagian yang ada di dalamnya akan saling berbentur. Sehubungan dengan hal itu, kami minta Saudara untuk mengganti kedua barang  biaya seluruhnya ditanggung Saudara. Barang yang rusak akan segera kami kirimkan kekmbali setelah menerima barang pengganti.

Demikian agar Saudara memaklum. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

     Hormat kami,

Manager pembelian

          ILHAM ALAMANDA

  

Lampiran:

1. 2 lemar salinan faktur
2. 1 lembar kwitansi

2.4.3.3 Penawaran produk

CV AGUNG JAYA

DISTRIBUTOR BUKU DAN ALAT – ALAT TULIS

JL. Panorama no. 34, Jakarta – telp. 53574065

10 Februari 2010

Nomor surat : 23/A.1/II/2010
Lampiran     : –

Perihal         : Perkenalan Usaha

Yth. Kepala Sekolah SMK Widya Bakti
J l. Suryo Pranoto no. 54
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Dalam rangka menunjang kelancaran penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis kantor di lingkungan lembaga pendidikan formal maupun non formal.

Dengan ini kami memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang penyaluran buku – buku pelajaran dari berbagai penerbit serta alat tulis kebutuhan sekolah. Hingga saat ini telah melayani 200 sekolah di berbagai kota di P. Jawa baik sekolah negeri maupun sekolah swasta. Dalam kesempatan ini kami mencoba kemungkinan di masa yang akan datang dapat membantu menyediakan pasokan buku – buku pelajaran, buku tulis, dan alat – alat tulis kebutuhan sekolah yang Bapak pimpin. Adapun untuk harga dan layanan penjualan dan purna jual akan tetap kami jamin dengan memuaskan.

Demikian perkenalan kami dan untuk di masa yang akan datang kami berharap dapat membantu penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis. Atas perhatian Bapak kami ucapka terima kasih.

Hormat kami,
Direktur

Bejo Suprayogi

2.4.3.4 Surat niaga permintaan pemesanan

PT Penerbit Guna Ilmu

Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan

Nomor     : 543-2/BD-D/VII/10                                   Manado, 27 November 2010

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal     : Permintaan pemesanan

Yth. Kepala Bagian Penjualan

CV.Cyber Komputindo Kompleks

Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13

Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.

Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.

Hormat saya,

Kepala Bagian Pembelian

Paidjo Sukipli

 (https://agunkkk.wordpress.com/tugas_tugas/kewirausahaan/macam_-contoh-surat-niaga/. Diakses pada tanggal 8 November 2015).

2.4.4 Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat. Diakses pada tanggal 9 November 2015).

Adapun bagian- bagian surat dinas adalah sebagai berikut:

1. Kepala surat atau kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Tembusan bila perlu

Contoh surat dinas:

Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)

SMA Negeri 01 Palembang

Jalan Lunjuk No.30 Bukit Besar Palembang Telepon (08213467543)

Nomor     : Osis/15/03/2015                                                   18 Januari 2015

Lampiran : 1 Berkas

Perihal     : Permohonan Acara Ulang Tahun Sekolah

Yth. Bapak Suherman

Kepala Sekolah SMAN 01 Palembang

Dengan Hormat,

Dengan ini kami memberitahukan bawa pengurus OSIS SMA Negeri 01 Palembang bermaksud mengadakan acara untuk memperingati hari ulang tahun sekolah. Kegiatan ini nantinya akan dilaksanakan pada,

Hari/Tanggal : Senin, 23 Januari 2015

Waktu           : Pukul 09.00 s.d 13.00 WIB

            Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami berharap Bapak Kepala Sekolah menerima acara tersebut. Sebagai pertimbangan, kami melampirkan sistematika susunan acara nantinya. Agar kegiatan yang kami rencanakan berjalan dengan lancar, kami memohon izin dan dukungannya.
                                                                                                Hormat kami, 

Ketua OSIS                                                                            Sekretaris
SMAN 01 Palembang

Febrianto                                                                            Mimi Nurjana

Tembusan:

1. Yth.Pembina OSIS SMAN 01 Palembang

(http:\www.zonasiswa.com/2014/01//bagian-bagian-suratpenjelasan—contoh.html?m=1. Diakses pada tanggal 18 November 2015).

2.4.5 Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi.  (https://id.wikipedia.org/wiki/Surat. Diakses pada tanggal 9 November 2015). Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini :

1. Tempat dan tanggal pembuatan surat
2. Perihal
3. Alamat tujuan
4. Salam pembuka
5. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1.      paragraf pembuka yang berisi identitas diri

2.      isi surat yang berisi pengalaman atau kemampuan

3.      paragraf penutup yang menjelaskan tentang maksud dan tujuan

6. Lampiran
7. Salam penutup
8. Tanda tangan dan nama lengkap

Contoh surat lamaran pekerjaan :

Palembang, 13 November 2015

Perihal : Lamaran pekerjaan

Yth. Kepala Bagian personalia PT PERBAWA SAKTI

Jalan sekati No. 325

Dengan hormat,

            Sehubungan dengan iklan bapak yang dimuat surat kabar  Suara Rakyat tanggal 10 November 2015 , dengan ini saya mengajukan permohonan untuk bekerja sebagai sekretaris di perusahaan Bapak.

            Adapun data pribadi saya sebagai berikut :

Nama               : Velayeti Nurfitriana ansas

Umur               : 24 tahun

Jenis kelamin  : Perempuan

Agama             : Islam

Status               : belum kawin

Alamat             : Jalan kecik No. 24 Palembang

            Perlu diketahui bahwa saya dapat mengoperasikan komputer, menulis steno, korespondensi bahaa Indonesia dan bahasa Inggris serta kearsipan dan pembukuan. Saya telah berpengalaman menjadi sekretaris selama dua tahun di perusahaan kontraktor. Selain itu, pengetahuan di bidang kesekretariatan telah saya miliki berkat kuliah di jurusan Sekretaris Program Diploma 3. Untuk itu, saya bersedia dites dan diwawancarai.

            Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan beberapa persyaratan yang Bapak harapkan.

Lampiran:

1. Fotokopi ijazah SMK
2. Fotokopi ijazah Diploma 3
3. Daftar Riwayat Hidup
4. Surat Keterangan Catatan Kepolisian
5. Pasfoto bewarna ukuran 4x6 sebanyak 1 lembar

Besar harapan saya bapak dapat mengabulkan permohonan ini. Atas perhatian Bapak saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Velayeti Nurfitriana ansas

( Sastromiharjo, Andoyo.2011:10)

Bab III

        PENUTUP

3.1 Kesimpulan

            Surat merupakam bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataanyang baik. Terciptanya pengelolaan dan penataan yang baik harus di dukung oleh berbagai eleman dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar serta sistem yang baku, aplikatif dan efisien.

            Pengelolaan surat terdiri pengurusan surat masuk dan keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima olehorganisasi ataupun instansi lain yang bersifat kedinasandan surat yang keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi ataupun instansi ke organisasi ataupun instansi lainnya yang bersifat kedinasan.

            Selain itu unuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga atau instansi dalam hal menangani surat agar mendukung nili kearsipanbagi instansi atau lembaga yang bersangkutan maka perlu ditingkatkankualitas kinerja tenga arsiparis serta daya dukung pimpinan untuk menciptakankinerja yang baik bagi terciptanya suatu lmbaga atu instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan impinan dalam hal mengambil sebuah keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

https://agunkkk.wordpress.com/tugas_tugas/kewirausahaan/macam_-contoh-surat-niaga/. Diakses pada tanggal 8 November 2015.

http://bahyudinnor17.blogspot.co.id/2012/11/bentuk-bentuk-surat-style.html. Diakses pada tanggal 24 desember 2015.

http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/. Diakses pada tanggal 8 November 2015.

https://id.wikipedia.org/wiki/Surat. Diakses pada tanggal 8 November 2015.

http://www.teoripendidikan.com/2015/06/contoh-surat-niaga-yang-baik-dan-benar.html. Diakses pada tanggal 8 November 2015.

http://www.zonasiswa.com/2014/01//bagian-bagian-suratpenjelasan—contoh.html?m=1. Diakses pada tanggal 18 November 2015.

Sastromiharjo, Andoyo. 2011. Bahasa dan Sastra Indonesia 3. Bogor. Yudishtira.

Widodo, rachmat. 2008. Kamus Bahasa Indonesia. Surabaya. Karya Ilmu Surabaya.